Documents légaux

Cette politique de confidentialité définit comment la société GROUPE SOCIATEX (ci-après SOCIATEX), Société de Services du Numérique, utilise et protège toutes informations que vous transmettez lorsque vous utilisez nos sites internet, nos applications et plus généralement nos services.

Dernière modification : 24 janvier 2022 – ajout d’informations concernant notre partenaire Acronis.

1. À qui s’applique cette politique de confidentialité ?

À tous les utilisateurs et clients des services proposés par SOCIATEX ainsi que ses filiales et à tous les utilisateurs des sites Internet (notamment sans s’y limiter : www.sociatex.com, support.sociatex.com, www.comavoo.fr) de la société SOCIATEX ainsi que ses filiales.

Des CGU / CGV particulières peuvent s’appliquer à ces différents sites ainsi qu’aux produits et services rendus par SOCIATEX et ses filiales. Toutefois, cette politique de confidentialité s’appliquera à tous nos services.

Dans votre intérêt, nous nous interdirons catégoriquement de vendre ou de partager vos données personnelles avec des tiers.

SOCIATEX traite vos données personnelles avec soin et s’assure que votre vie privée est protégée. Voici nos trois engagements en ce qui concerne la confidentialité de vos données personnelles :

• Un usage restreint au maximum
• Un traitement responsable
• Une utilisation transparente

2. Comment vos données personnelles sont-elles récupérées ?

Vos données personnelles sont récupérées par SOCIATEX via différents moyens :

• Lorsque vous nous contactez, sur notre site www.sociatex.com (ou nos autres sites), via les formulaires de contact ou formulaires de demande de devis ;
• Lorsque vous vous inscrivez, sur notre site www.sociatex.com (ou nos autres sites), à notre newsletter.

Vos données personnelles peuvent également être récupérées, avec votre consentement, lorsque vous nous appelez directement par téléphone ou que vous initiez directement le contact par courrier électronique à notre adresse électronique, sans passer par les formulaires de contact du site.

De plus, lorsqu’un compte client est créé lors de la création d’un devis, d’une convention de formation, d’une facture ou tout autre document contractuel et/ou commercial, nous vous demandons votre nom complet, ou le nom de votre société ainsi qu’une adresse e-mail valide, un numéro de téléphone et l’adresse postale de facturation et/ou de livraison.

Ces données sont nécessaires à l’utilisation de nos services et sont stockées dans notre base de données. Ces informations sont nécessaires dans le seul but d’émettre une facture en règle ou tout autre document contractuel et/ou commercial.

Nous ne faisons pas de démarchage commercial ni de prospection pour collecter des données personnelles.

3. Quelles sont les informations personnelles conservées par SOCIATEX ?

La mise à disposition de données personnelles peut être exigée par la loi ou résulter de règlementations contractuelles. Pour conclure un contrat, nous sommes par exemple obligés de recueillir et traiter des données personnelles. Dans le cas contraire, aucun contrat ne pourrait être conclu.

• Nom, société, adresse et lieu de facturation et/ou livraison : pour nous permettre d’échanger lors d’un dépannage, d’une création de devis ou facture ou la réalisation de tout autre document contractuel
• Adresse électronique : SOCIATEX communique principalement par e-mail : les factures, relances et tickets de support sont envoyés par e-mail.
• Numéro de téléphone (fixe et/ou portable) : SOCIATEX stocke votre numéro de téléphone pour vous contacter en cas d’urgence ou vous demander votre avis. De plus, SOCIATEX utilise votre numéro pour vous envoyer des SMS dans le cadre de la validation en deux étapes ou pour vous authentifier.
• Détails de connexion aux différentes applications et espace client et numéro client : SOCIATEX stocke vos données de connexion pour sécuriser l’accès à votre compte et vous assurer que seules les personnes autorisées puissent accéder à vos données personnelles. SOCIATEX génère également un numéro de client unique afin de pouvoir vous aider plus rapidement et efficacement.
• Adresse IP : nous permet de faire face à des problèmes de sécurité si nous remarquons qu’une IP étrangère s’est connectée à votre compte.
• RIB ou IBAN de votre compte bancaire : uniquement si vous souhaitez régler vos factures par prélèvement bancaire.

Les informations recueillies sur le formulaire d’inscription à la newsletter (lettre d’information), notamment votre adresse e-mail, sont enregistrées dans une base de données créée et gérée par SOCIATEX et permettant de vous envoyer, à intervalle régulier (chaque mois), les dernières actualités informatiques et commerciales sur les produits et services proposés par la société SOCIATEX.

4. Durée de conservation et stockage de vos données personnelles

Les informations que nous collectons sont stockées dans une base de données située sur des serveurs hébergés en France, sur des serveurs que nous maîtrisons pleinement, dans un Centre de Données sécurisé situé à Albi (81). Le Gestionnaire du Centre de Données est CELESTE.

La durée de conservation de vos données personnelles varie en fonction de la finalité de leurs collectes :

• Les données client (identité, coordonnées électroniques, historique d’utilisation des services, contrats, devis signés) sont conservées jusqu’à 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ;
• Les documents et pièces comptables sont conservés 10 ans, à titre de preuve comptable ;
• Les données relatives à votre carte bancaire sont conservées par notre prestataire de paiement jusqu’au paiement complet et, à des fins de preuve en cas de réclamation, pendant 13 mois, ou 15 mois s’il s’agit d’une carte de paiement à débit différé. Le cryptogramme de votre carte n’est conservé que pour le temps nécessaire à la réalisation de chaque transaction ;
• Les données susceptibles de faire l’objet d’une réquisition judiciaire (données de connexion, identité, coordonnées de contact, données relatives aux transactions) sont conservées 12 mois à compter de leur collecte.
• Les données que vous renseignez dans un formulaire de contact ou une demande de devis seront conservées pendant une période maximale de six mois.
• Les copies de sauvegarde dans nos systèmes sont automatiquement effacées après le délai mentionné dans nos conditions générales. En ce qui concerne les données contractuelles, elles sont supprimées après l’expiration de la période de conservation légale.

Cas particulier où nous agissons en sous-traitant : vous pouvez modifier et supprimer les données que vous stockez vous-même dans nos services où nous agissons en tant que sous-traitant. Après la résiliation du contrat, nous effaçons vos données stockées dans les services correspondants après l’expiration de la période de conservation légale.

Conformément à la loi « informatique et libertés », vous pouvez exercer votre droit d’accès aux données vous concernant et les faire rectifier en contactant : Ludovic MARTINEAU (directeur de publication) au 15 rue des Halles – 75001 PARIS et/ou par courriel à contact[at]sociatex.com (cf. §7.1).

5. Consentement et Traitement de vos données personnelles

En cochant la case de consentement obligatoire avant soumission de chaque formulaire du site web www.sociatex.com (« J’autorise SOCIATEX à me contacter de façon personnalisée à propos de ses services. Vos données personnelles ne seront jamais communiquées à des tiers sans votre consentement préalable. ») vous autorisez explicitement le stockage et le traitement de vos données dans le but de vous faire connaître nos services.

Vous autorisez :

• Un conseiller SOCIATEX à vous contacter pour toute relation commerciale ;
• Le service Marketing à vous communiquer des informations personnalisées sur nos services ;
• Notre solution de Marketing Comportemental (Matomo) à stocker les informations concernant votre parcours de navigation et vos téléchargements de plaquettes sur le site www.sociatex.com. Ces données comportementales sont stockées au sein de l’Union européenne. De plus ces données comportementales sont anonymisées.

Astuce : vous ne souhaitez pas donner votre consentement ? Appelez-nous directement au +33 1 83 64 64 04. Nous répondrons ainsi à vos questions par téléphone.

6. Quand partageons-nous vos informations avec d’autres parties ?

SOCIATEX développe la majorité de ses solutions en interne et collabore uniquement avec des partenaires qui respectent nos standards de sécurité. En outre, vos données sont uniquement partagées avec des tiers dans les cas suivants :

• Fournir ou exécuter nos services
  • Nous utilisons des services tels que Stripe pour offrir différentes options de paiement.
• Améliorer nos services, notre site ou nos publicités
  • Nous utilisons des logiciels d’autres parties pour mesurer à quel point vous aimez une nouvelle page de produit.
• Obtenir un feedback
  • Nous employons parfois des entreprises de sondage pour connaître votre degré de satisfaction à l’égard de nos services.
• Exécuter une obligation légale
  • Une ordonnance de justice peut nous contraindre à partager vos renseignements avec la police.
• Fournir le service de sauvegarde externalisée :
  • Le service est fourni en utilisant les solutions de notre partenaire éditeur Acronis. Les données partagées avec ce partenaire concerne des sauvegardes qui sont cryptées, ainsi que des informations basiques de connexion vous permettant de gérer ce service de manière autonome. Acronis n’a aucun moyen d’accéder à vos données personnelles. Remarque : SOCIATEX n’a également aucun moyen d’accéder à vos données personnelles sauf si vous lui demandez expressément, dans le cadre d’une maintenance ou dépannage, en agissant comme votre prestataire informatique. Acronis est soumis aux mêmes obligations de confidentialités et de traitement de vos données tel qu’indiqué dans le RGPD.
  • Emplacement de stockage des sauvegardes : Strasbourg (France)
• Enregistrer un nom de domaine
  • Les bureaux d’enregistrement (registrars) accrédités par l’ICANN ont l’obligation de publier les coordonnées du propriétaire d’un domaine dans la base de données Whois du registre responsable du domaine. Tout le monde peut ainsi vérifier la disponibilité d’un domaine et voir qui en est le propriétaire. Grâce à certains outils disponibles pour certaines extensions de noms de domaines, SOCIATEX offre cependant la possibilité de préserver la confidentialité de ces données lorsque le registre du domaine l’autorise.
  • SOCIATEX agit en tant qu’intermédiaire administratif et de facturation pour l’enregistrement et la gestion de vos noms de domaine. Nous travaillons conjointement avec la société GANDI SAS et la société OVH pour l’enregistrement de vos noms de domaine. Ces 2 prestataires sont susceptibles de collecter également vos données personnelles pour l’enregistrement de vos noms de domaine. Néanmoins ces deux prestataires sont soumis aux mêmes obligations de confidentialités et de traitement de vos données tel qu’indiqué dans le RGPD.
• Fournir le service Sociatex Anti-Virus Infogéré
  • Le service Sociatex Antivirus Infogéré est proposé en utilisant les outils de notre partenaire éditeur BitDefender, spécialisé dans la sécurité informatique.

7. Retrait du Consentement concernant vos données personnelles

7.1. Droit d’accès à vos données personnelles

Vous disposez d’un droit d’accès, de modification et/ou de suppression des données vous concernant à tout moment en contactant notre service informatique :

• Par voie électronique : En contactant directement le Délégué à la Protection des Données (cf. Article 8)
• Par voie postale : GROUPE SOCIATEX – 15 rue des Halles – 75001 PARIS accompagné d’une copie d’une pièce d’identité. Idéalement, en recommandé avec accusé de réception.

Le responsable du fichier dispose d’un délai de réponse maximal de 2 mois à compter de la demande, qu’elle ait été exercée par voie postale ou sur place. La CNIL précise : « Si la demande est incomplète (absence de la pièce d’identité par exemple), le responsable du fichier est en droit de demander des compléments : le délai est alors suspendu et courre à nouveau une fois ces éléments fournis ».

Les limites au droit d’accès sont précisées sur le site de la CNIL et consultables en cliquant ici.

Si vous demandez à recevoir un exemplaire de vos données, vous pourriez être amené, le cas échéant, à vous acquitter de certains frais.

Si nous détenons des informations incorrectes vous concernant ou si vos coordonnées ont changé, nous vous remercions de nous en informer afin que nous puissions les corriger et mettre à jour nos fichiers.

7.2. Modification de vos abonnements

Vous pouvez aussi modifier librement vos abonnements à nos communications en cliquant sur « Modifier mes préférences et/ou Se désinscrire » en bas de chacune de nos communications envoyées par e-mail.

Pour vous désabonner de toutes les communications de SOCIATEX, vous devez cliquer sur le lien de désabonnement qui se situe en bas de nos e-mails. Vous pourrez ensuite choisir :
– de modifier vos préférences de réception de nos communications
– de vous désabonner de toutes les communications marketing et commerciales jusqu’à nouvelle soumission de votre consentement sur le site internet.

8. Nous contacter

Visitez notre page de contact à https://www.sociatex.com/form/contact si vous avez des questions ou vous pouvez directement contacter par email le Délégué à la Protection des Données à contact[at]sociatex.com ou par courrier à : GROUPE SOCIATEX, Attn : Délégué à la Protection des Données, 15 rue des Halles, 75001 PARIS, France

9. Modification de la présente politique de confidentialité

Notre politique de confidentialité peut être amenée à être modifiée à tout moment. Nous vous conseillons ainsi de consulter cette page régulièrement afin de prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour.