En utilisant GexMail grâce à un compte que vous avez créé ou qu’un tiers inscrit à GexMail vous a créé, vous acceptez pleinement et entièrement les présentes conditions générales.
Définitions
Client : désigne toute personne physique ou morale faisant usage des Services de GexMail.
E-mailing : désigne l’opération consistant en un envoi en masse d’e-mails à une liste d’adresses électroniques.
SMS-mailing : désigne l’opération consistant en un envoi en masse de SMS à une liste de numéros de téléphones cellulaires.
Mailing : désigne tout type d’envoi de masse comprenant entre autres, mais sans s’en limiter : E-mailing, SMS-mailing.
GexMail ® : logiciel créé et maintenu par la société SOCIATEX, fournissant des services de gestion, d’analyse et d’envoi de mailings, ci-après « services ». La marque GexMail est une marque déposée par SOCIATEX
SOCIATEX : société qui maintient, facture et fournit la plateforme GexMail à ses Clients. SOCIATEX peut également fournir, à la demande du client et suite à une commande ferme et définitive, des prestations de création de campagnes mailing ou de créations graphiques.
Sous-traitant est la société qui réalise des traitements de données sur demande d’un responsable de traitement. Ainsi, GexMail agit en tant que sous-traitant pour mettre à disposition ses Services aux Clients, qui définissent la finalité et les modalités des traitements. De même GexMail peut faire appel à des sous-traitants (« sous-traitant ultérieur ») pour réaliser des traitements de données pour son compte.
Lorsque SOCIATEX agit en qualité de Sous-traitant notamment au regard du traitement des bases de destinataires du Client, SOCIATEX n’agit que sur les instructions du Client et sous la responsabilité du Client. A ce titre, le Client s’engage au respect de la loi informatique et libertés de 1978 modifiée et à ne pas faire usage de données sensibles.
1. Objet
Les présentes conditions ont pour objet de définir les modalités de mise à la disposition des Clients de la plateforme GexMail ainsi que les conditions auxquelles le Client confie à la plateforme GexMail le soin d’envoyer au nom et pour le compte du Client des mailings à des destinataires ciblés, et de définir les termes et conditions auxquels la plateforme GexMail s’engage à fournir les prestations pour lesquelles elle est engagée.
La création d’un compte ou l’achat de crédits vaut acceptation sans réserve du Client aux présentes conditions générales.
GexMail se réserve la faculté de modifier à tout moment les présentes conditions générales sans en aviser préalablement les Clients. Ceux-ci sont invités à les consulter régulièrement sur le site sociatex.com, dans la rubrique « GexMail » ou simplement dans l’application grâce au lien « CGU » disponible en bas de page à l’intérieur de GexMail.
2. Conditions d’accès à la plate-forme GexMail
Pour accéder à la plateforme GexMail, le Client devra avoir un compte. Ce compte peut être créé directement soit par le Client lui-même, soit par un tiers déjà inscrit à GexMail, soit par l’équipe technique ou commerciale de SOCIATEX suite à une commande ferme du Client.
Le Client doit être majeur.
Dès la création de son compte chaque Client aura à sa disposition un identifiant et un mot de passe qui lui donneront un accès privé à la plateforme GexMail.
Chaque Client s’engage à ne pas divulguer ces codes d’accès, sous peine d’exclusion immédiate sans dédommagement de quelque nature que ce soit. Le Client pourra demander à changer ses codes d’accès et les recevoir à nouveau en cas de perte ou de vol.
3. Prestations de mailing
La plateforme GexMail fournit des prestations de mailing à partir de bases de données de destinataires (adresses emails ou numéros de téléphones cellulaires) collectés soit directement auprès d’internautes, soit fournis par le Client. Dans les 2 cas, l’internaute a donné son consentement préalable explicite sous forme d’Opt-In et le moyen de communication a été vérifié (par l’envoi d’un email de confirmation par-exemple).
Les prestations de mailing sont commercialisées :
- Soit sous forme de « packs de crédits » valables 1 an, décrits sur le site internet
- Soit sous forme de facturation à l’usage, la facturation intervenant fin de mois et une majoration de 25% sur les tarifs habituels est appliquée
Les prestations fournies par la plateforme GexMail au titre des prestations de mailing sont les suivantes :
- le ciblage et la sélection des adresses e-mails ou des numéros de téléphones, des bases de données en fonction de critères combinés (segmentation)
- L’intégration de modèles de messages pour le compte du Client
- Le dédoublonnage des adresses e-mails et des numéros de téléphones dans les listes d’abonnés
- L’envoi des e-mailings et SMS-mailing par la plateforme GexMail
- La fourniture d’un rapport de campagne permettant au Client un contrôle d’efficacité de sa campagne, notamment les taux d’ouvertures, taux de clics, taux d’erreurs …..
4. Obligations
Prix – paiement
Les tarifs sont exprimés en € (euros) et en Hors-Taxes. Ces prix varient en fonction du nombre de crédits d’e-mails à envoyer commandé par le Client.
Les abonnements sont dûes et payable d’avance chaque mois à la même date ou à la date la plus proche par rapport à la date de souscription ou de votre premier paiement.
Les tarifs applicables sont les tarifs en ligne au moment de l’achat de crédits ou sur un devis réalisé par SOCIATEX sur demande expresse du Client.
Le règlement s’effectuera par carte bancaire, virement, prélèvement bancaire ou chèque bancaire. Vous autorisez SOCIATEX à débiter la carte bancaire ou le compte bancaire que vous nous fournissez pour tous les frais résultant des présentes conditions, et ce tant que vous êtes client ou que votre compte est débiteur.
SOCIATEX pourra être amené à modifier les tarifs des offres GexMail sans préavis et invite donc ses Clients à les contrôler avant toute nouvelle commande.
Aucun règlement ne pourra faire l’objet d’un remboursement dans le cas d’une suspension ou suppression d’un compte si le Client n’a pas respecté le présent contrat, notamment au sujet de notre politique de confidentialité et de lutte anti-spam.
Responsabilités
Le Client déclare s’être assuré, avant l’achat de crédits ou l’utilisation même des Services, de l’adéquation des services proposés par la plateforme GexMail à ses besoins.
SOCIATEX ne mettant à disposition du Client qu’une plateforme technique, ne garantit pas le succès ou l’efficacité des campagnes gérés par le Client ; l’utilisation de la plateforme GexMail étant de sa responsabilité.
L’utilisation des données collectées et stockées sur la plateforme GexMail relève de la seule compétence et de la saule responsabilité du Client.
SOCIATEX n’est pas responsable du contenu des informations transmises, diffusées ou collectées, de leur exploitation et de leur mise à jour.
En aucun cas SOCIATEX ne saurait voir sa responsabilité engagée à la suite de toute action ou tout recours de tiers sur la plateforme GexMail, notamment du fait d’informations, d’images, de sons, de textes, de vidéos collectés et hébergés dans le cadre de l’utilisation de la plateforme GexMail et qui seraient contraires aux législations et règlementations en vigueur, notamment en matière de droit d’auteur ou de protection des données à caractère personnel.
En cas de diffusion de contenu illicite ou en infraction avec les dispositions légales en vigueur susceptible d’engendrer une responsabilité civile ou pénale et/ou susceptible de porter atteinte à des droits de tiers, SOCIATEX se réserve la faculté d’interrompre l’accès à sa plateforme GexMail sans délai et sans mise en demeure préalable et de résilier immédiatement et de plein droit le contrat.
En outre, du fait des caractéristiques et limites inhérentes au réseau Internet, que le Client déclare parfaitement connaître, SOCIATEX ne saurait voir sa responsabilité engagée du fait, notamment des difficultés d’accès à la plateforme à cause d’éventuelles saturations des réseaux à certaines périodes.
SOCIATEX s’engage à tout mettre en œuvre pour procéder à la mise en place du Service dans les plus brefs délais, mais ne souscrit aucune obligation de délais, sauf convention particulière.
SOCIATEX s’engage à garder confidentielles toutes les informations qui peuvent être portées à sa connaissance dans le cadre de l’exécution du Service. SOCIATEX s’engage à faire respecter par son personnel cette obligation de confidentialité.
5. Maintenance
En cas de maintenance planifiée sur les installations matérielles ou logicielles, SOCIATEX s’engage à produire ses meilleurs efforts afin d’en informer préalablement le Client et assurera si nécessaire, avec le concours de ce dernier, la sauvegarde des données et leur transfert vers les nouvelles installations s’il doit y avoir un changement de serveur.
6. Propriété
Les codes sources, de la plate-forme mise à disposition du Client restent la propriété de SOCIATEX et ne peuvent en aucun cas être utilisés ou vendus par le Client.
7. Publication nominative du client
Le Client autorise SOCIATEX à citer sa dénomination sociale ou commerciale dans les supports publicitaires de son choix.
Pour sa part, SOCIATEX s’engage à respecter les conventions déontologiques lors de ladite citation, à afficher un logo fourni directement ou indirectement par le Client. Cette clause peut être annulée par simple demande écrite de la part du Client.
8. Compétence juridique
Sous réserve de la qualité de commerçant du Client, tout litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution des présentes conditions générales sera de la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Meaux (77, Seine-et-Marne)
9. Protection des données personnelles des tiers
Pour les besoins de la fourniture des Services, SOCIATEX a accès aux informations contenues dans les listes de distribution créées par les Clients sur leur compte personnel, ainsi qu’à l’objet et au contenu des mailings adressés à leurs listes de distribution à travers les Services. Ces informations contiennent des données personnelles concernant des tiers.
9.1 Responsabilité du Client en matière de données personnelles
En tant que créateur de la liste de distribution, le Client est responsable du traitement des données personnelles figurant dans cette liste au sens de la règlementation applicable. A ce titre, si le Client est établi dans l’Union Européenne, ou si sa liste de distribution contient des données personnelles de citoyens membres de l’Union Européenne, le Client garantit à SOCIATEX qu’il respecte les dispositions du Règlement n°2016/679 du 27 avril 2016 (“RGPD”) ainsi que celles de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Il est précisé que le Client est seul responsable de gérer les durées de conservation des données personnelles qu’il télécharge sur la plateforme GexMail, et qu’il lui incombe de supprimer les données au fur et à mesure de l’expiration de leur délai de conservation. SOCIATEX n’a pour seule responsabilité que de supprimer ces données à l’issue de sa relation contractuelle avec le Client.
Par ailleurs, le Client s’engage à n’intégrer dans les listes de distribution téléchargées sur la plateforme GexMail aucune donnée personnelle dite “sensible” au sens de l’article 9 du RGPD, et notamment aucune donnée de santé, mais également aucune donnée relative aux condamnations pénales et aux infractions, au numéro de sécurité sociale, ou au numéro de carte bancaire. SOCIATEX ne peut en aucun cas être tenue responsable de la présence de telles données personnelles sur sa plateforme GexMail, et des conséquences qui pourraient en découler. En cas de violation de la présente clause, le Client sera seul responsable de toute conséquence, et s’engage à garantir, et le cas échéant indemniser SOCIATEX.
9.2 Conditions de la relation de sous-traitance
SOCIATEX agit pour sa part en tant que sous-traitant de du Client, et s’engage à respecter les obligations décrites à l’Annexe “Accord sur le traitement des données personnelles“.
Dans ce cadre, il est précisé que :
- Le Client peut à tout moment récupérer ses listes de distribution en cliquant sur le ”bouton d’exportation” depuis son compte personnel GexMail.
- La divulgation à des tiers des données personnelles contenue dans les listes de distribution ne pourra intervenir que dans les cas suivants :
- sur autorisation du Client attestant que la personne concernée a elle-même autorisé cette divulgation ;
- sur demande des autorités légalement compétentes, sur réquisition judiciaire, ou dans le cadre d’un contentieux judiciaire.
9.3 Utilisation des données par SOCIATEX
Pour lui permettre de poursuivre ses intérêts légitimes, et notamment la gestion du risque, et de l’évaluation de la qualité des listes de diffusions des Clients (et par exemple, éviter les risques de spam, phishing ou fraude), le Client est informé que SOCIATEX se réserve le droit de transmettre ces listes et leur contenu à des prestataires tiers établis en dehors de l’Union Européenne, chargés d’établir un score de fiabilité. Toute transmission de ces données sera réalisée par SOCIATEX en conformité avec la règlementation.
Enfin, le Client accepte expressément que le comportement des destinataires de ses mailings pourra faire l’objet d’une analyse par la plateforme GexMail (suivi des taux d’ouverture, taux de clic et taux de rebond au niveau individuel) afin d’améliorer ses campagnes de mailing.
10. Généralités
Les présentes conditions générales sont sujettes à modifications sans préavis.
ANNEXE 1 – Accord sur le traitement des données personnelles
Dans le cadre des Services, par la plateforme GexMail, fournis au Client, SOCIATEX est amenée à effectuer des opérations de traitement de données personnelles pour le compte du Client. Ces traitements sont réalisés pour la durée de la relation contractuelle entre SOCIATEX et le Client.
Les traitements effectués par SOCIATEX pour le compte du Client sont décrits ci-après :
- Stockage des listings de contacts chargés par les utilisateurs
- Envoi de messages par email ou SMS, de façon automatisée ou non
- Conservation et analyse des données de délivrabilité des emails ou SMS
- Collecte des désabonnements
- Collecte des consentements (dans le cas où le Client utilise le formulaire GexMail pour récupérer des données de contacts depuis son propre site)
A ce titre, SOCIATEX déclare qu’elle présente des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et assure la protection des droits de la personne concernée, et s’engage à respecter les obligations suivantes :
1. Obligations de SOCIATEX
a) Instructions du Client
SOCIATEX s’engage à ne traiter les données personnelles que pour les besoins de l’exécution des Services conformément aux instructions du Client. Ainsi, SOCIATEX s’interdit de concéder, louer, céder ou autrement communiquer à une autre personne, tout ou partie des données personnelles, même à titre gratuit, et d’utiliser les données à caractère personnel à d’autres fins que celles prévues dans les présentes Conditions Générales d’Utilisation.
Dans l’éventualité où SOCIATEX considère qu’une instruction donnée par le Client constitue une violation du droit applicable, SOCIATEX doit en informer immédiatement le Client.
b) Confidentialité et sécurité
SOCIATEX garantit la confidentialité des données personnelles traitées dans le cadre des Services. A ce titre, elle s’assure (i) de ne communiquer les données personnelles qu’aux personnes ayant besoin d’en connaître, (ii) que ces personnes ont connaissance des instructions du Client et s’engagent à ne traiter les données personnelles qui leurs sont confiées que dans le strict respect de celles-ci et pour aucune autre finalité, (iii) qu’elles sont soumises à une obligation contractuelle ou légale appropriée de confidentialité, et (iv) qu’elles reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
SOCIATEX s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de permettre de préserver la confidentialité et la sécurité des données personnelles, et notamment, empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés, et plus généralement, pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés, ainsi que, contre toute forme de traitement illicite, étant précisé que ces mesures doivent assurer, compte tenu de l’état de l’art et des coûts liés à leur mise en œuvre, un niveau de sécurité approprié au regard des risques présentés par les traitements et la nature des données à protéger, et de manière plus générale, afin de garantir un niveau de sécurité des données personnelles, adapté au risque.
c) Notification des violations de données à caractère personnel
En cas de violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données personnelles traitées par la plateforme GexMail, ou l’accès non autorisé à de telles données, SOCIATEX s’engage à en informer immédiatement le Client dans un délai de 72 heures à compter de la détection de l’incident.
Dans une telle circonstance, et en consultation avec le Client, SOCIATEX s’engage à mettre en place les mesures nécessaires à la protection des données, et à limiter tout effet négatif sur les personnes concernées.
SOCIATEX s’engage à fournir au Client toute information, et toute assistance raisonnable pour permettre à ce dernier de respecter ses obligations de notification auprès des autorités de protection des données, et le cas échéant des personnes concernées.
d) Assistance au Client
SOCIATEX s’engage, dans toute la mesure du possible, à assister le Client dans le cadre du respect de ses obligations propres. Ainsi, SOCIATEX devra:
- prendre en charge les demandes de désabonnement des listes de distribution pour le compte du Client ;
- répondre promptement à toute demande du Client portant sur les données personnelles traitées, afin de permettre au Client de prendre en compte, dans les délais impartis, les éventuelles requêtes des intéressés (droit d’accès, droit de rectification, droit de destruction, etc.), et de manière plus générale tenir compte de la nature du traitement et aider le Client par des mesures techniques et organisationnelles appropriées à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d’exercer leurs droits ;
- adresser au Client, dès réception, les demandes des personnes concernées d’exercice de leurs droits ;
- aider et collaborer avec le Client afin de garantir le respect des obligations lui incombant, conformément à la réglementation applicable en la matière, et notamment l’aider à assurer la sécurité des données à caractère personnel, à respecter les obligations lui incombant en cas de faille de sécurité et, l’assister pour la réalisation de toutes mesures nécessaires préalablement au traitement, telles que la mise en œuvre d’une analyse d’impact.
e) Accès aux données / suppression
A tout moment au cours de l’exécution des Conditions Générales d’Utilisation, le Client peut accéder aux données personnelles traitées par GexMail ou les supprimer directement depuis la plateforme GexMail grâce aux fonctionnalités d’export et des suppression intégrées
A la fin des relations contractuelles, au choix du Client, SOCIATEX s’engage à détruire toutes les données personnelles, ou à les renvoyer au Client ou à un autre sous-traitant désigné par lui si cela est faisable techniquement et dans un délai maximum de 3 mois. Le renvoi doit s’accompagner de la destruction des copies existantes dans les systèmes d’information de la plateforme GexMail, à moins que le droit applicable n’en exige la conservation. SOCIATEX s’engage à communiquer au Client, sur demande de celui-ci, la preuve de cette destruction.
D’autre part SOCIATEX peut, sans obligatoirement informer le Client, prendre l’initiative de détruire irrévocablement le compte GexMail dudit Client qui n’utiliserait plus les Services GexMail pendant un délai d’un an. Les données personnelles liées à son compte ainsi qu’aux listes de distributions créées seraient également et totalement détruites.
2. Sous-traitance ultérieure
Le Client est informé, et accepte expressément, que dans le cadre des Services, SOCIATEX peut avoir recours à des sous-traitants qui auront accès et/ou traiteront les données personnelles confiées par le Client pour son compte.
Lorsque SOCIATEX fait appel à un Sous-traitant, celui-ci est soumis à une obligation de sécurité et de confidentialité des Données Personnelles du Client afin d’en assurer la protection. À tout moment, sur la demande de SOCIATEX, ses Sous-Traitants doivent présenter les garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles pour justifier de la protection des Données Personnelles du Client.
Le Client est informé que certains de ces sous-traitants ultérieurs sont situés dans des pays en-dehors de l’Union Européenne, notamment aux Etats-Unis, et à ce titre, autorise expressément SOCIATEX à transférer des données personnelles en dehors de l’Union Européenne. SOCIATEX s’engage à mettre en place toutes les garanties nécessaires de manière à encadrer ces transferts en conformité avec la règlementation.
3. Transferts de données personnelles hors UE à des fins juridiques
Si SOCIATEX est tenue de procéder à de tels transferts en vertu du droit applicable, celle-ci s’engage à informer immédiatement le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit applicable interdit une telle information pour des motifs d’intérêt public.